みなさんこんにちは。
みなさんの人生に役立つ情報をお届けします。
今日のお仕事のうち、前回に引き続き会議をうまく進めるコツをお伝えします。
■2種類の会議
この世に会議は2種類あるんです。
それは、定例会議と、臨時会議。
定例会議はプロジェクトの進捗報告とかですね。毎回、だいたい決まったフォーマットで行う会議です。
一方、臨時会議は何か個別の目的があって開催される会議です。
何かを決めるとか、案を出すとか、承認してもらうとか。
二つの会議の違いは、定型か、そうでないか、です。
定例会議は決まった進め方が多いですが、臨時会議は”臨時”なので、毎回進め方が違いますよね。
■臨時会議のアウトプットは、準備で8割が決まる
臨時会議に呼ばれて、議題もなく、なんか空中戦が行われ、なんとなく次のアクションを決めた。
そんな会議の経験、ありませんか？
嫌ですよね。そんな会議。何が足りないか？それは、会議の準備です。
臨時会議は、準備ができていないと思うようなアウトプットがでないのです。
■準備は会議目的と議題
ゴールということが大事と以前語りましたが、臨時会議もゴールが必要です。
すなわち、会議目的。
これがないと、みんな何をするのかわからない。
そして、議題。アジェンダってやつですね。
会議の目次のようなやつです。
具体的にイメージしてもらうため、例を記載しておきます。
下記が、私が過去に会議招集に記載した会議目的と議題です。
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＜会議目的＞
次期ファイル共有システム検討プロジェクトを立ち上げること
＜議題＞
・体制の明確化
・ファイル共有のあるべき姿の決め方検討
・ファイル共有の現状調査の進め方検討
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議題を事前に考える有効性は、二つあります。
一つは、参加者に何をするか理解してもらうこと。
これは想像しやすいでしょう。
ですが、もっと大事なのはもう一つの有効性です。
それは、会議を開催する自分自身に、会議の流れを想像させるということです。
ファシリテーターって大変ですよね。
ファシリテーターがうまく会議を進めるには、事前に想像し、必要な資料なりを準備しなければなりません。
その一助になることが、議題を考えておくことなのです。
■会議時間も悩みどころ
会議の時間は何も考えずに1時間とか30分とか、決めていませんか？
目的とアジェンダを考えると、会議が1時間必要なのか、15分で終わるのか、ある程度イメージがつくはず。
参加者も、目的のためには誰が必要か、ある程度分かるのではないでしょうか。
「会議は人から時間を奪う行為である」ということを念頭に置いて、参加者の厳選と、必要十分な時間の設定を心がけましょう。
会議招集に、会議目的と議題を書く癖をつけるだけで、会議のアウトプットが変わってきますよ。
★終わり★
