こんにちは。
爽一郎です。
私は企業勤め。
企業勤めだから、というわけではないのですが、とにかくいろんな案件で会議が多いのです。
この辺、会社によって会議の多さはまちまちかと思います。
ただ、どんな会社でもあるんじゃないかな、と思うのが、効率の悪い会議です。
これまで働いてきた会社生活で
「何がしたいんだ、この会議は」
なんて思うことは多々あります。
とは言え、私は一度転職しただけなので、合計で2社しか企業というものは経験していません。
その2社だけで世界のすべてを観測した気になって語るわけではないのですが、世の中に会議を効率化するような本が多く出回っていることからも、非効率な会議は多くあるのではないかと思います。
例えば、私が過去経験した会議でこんなものがあります。
Aシステムの移行作業が進まないので、どうしたら進むかを考える会議。
会議の進め方に議題などはなく、まず関係者で集まろうというものでした。
会議を主催した責任者が現状を一通り確認していきます。
関係者になぜ進まないのかを聞くわけです。
「Bさんの担当している部分で、問題と思っていることはありますか？」
「えっと、Eさんのチームの担当部分と範囲が曖昧で…。お見合いしたりすることがあるんです」
「じゃあ、Eさんとこと話して役割明確にしたほうがいいですよね。
はい、じゃあCさんのチームで何か問題あります？」
と、とりあえず話しているだけの会議です。
嘘みたいですが、誰が何を何のためにする、という具体的なアクションも決めずに会議が終了するのです。
問題解決をするための会議のはずなのでしょうが、ただそれぞれの担当に対して、こうしたらいいんじゃないの？と口頭でアドバイスして終わる。
担当者ははい、そうですね、という雰囲気を醸し出して終わる。
そのアドバイスに基づいたアクションは決められないため、誰も何もしない。
まさに、何も生まれない会議。
得てして「何かをやったつもり」な会議はあります。
もちろん、ただ人が集まるという会議でも、意味があることあります。
建設的な人が集まれば、なんとなくの議題でも話は進むこともあるものです。
ですが、普通の人が参加する普通の会議では、会議のアウトプットを上げることよう効率化を図らないと、先ほどの例に挙げた会議のように「謎時間」になってしまいます。
そもそも、会議は仕事を進めるための手段です。
一回の会議で狙ったアウトプットが出せるなら、仕事をうまく進められてハッピーですよね。
では、会議を効率化するために、最も寄与することは何でしょう？
会議を効率化するための本を開くと、様々なことが書かれています。
・会議の準備
・ファシリテーション
・話しやすい雰囲気づくり
などなど、できることはたくさんあります。
その中でも重要なことは？と問われるならば、私は会議の準備だろうと思います。
ここで、一冊本をご紹介しましょう。
『アマゾンのすごい会議』
元アマゾン社員の著者が、アマゾンで行われていた会議ルールを紹介した本です。
『アマゾン会議の不思議なルール
「会議は沈黙から始まる」
「会議の資料は２種類のみ。１ページか６ページ」
「パワーポイントは不可、文章で書く」
「出席者の数の上限は〝ピザ２枚分〟」』
読みやすい本なので、興味があればぜひ読んでいただきたいですが、上のルールを簡単にご説明します。
アマゾンでは、プレゼンテーションツール、いわゆるパワーポイントは禁止です。
ワードで、文章で書かねばならないのです。
ワードの文章を読めば、何をこの会議で達成しようとしているか、何を意思決定しなければならないか、などが分かるようにせよ、ということ。
その文章を会議の冒頭に参加者全員が黙読するので、会議が沈黙から始まるというのです。
あとは、人数が多すぎても良い会議はできないということから、ピザ2枚分のルールがあるようです。
会議には、必ず資料を作れ。
そして、その資料はパワポではなく、ワードで意味の分かる文章を書いてこい。
ルールの肝は、ここなのです。
これは、言い換えるならちゃんと会議の準備してこいよ、ということです。
何を会議の目的とするか？
参加者に必要なインプットは何か？
それをどう参加者に伝えるか？
パワポでは、適当に文字を並べてそれっぽいものが作れてしまいます。
が、ワードの文章は考えないと資料は書けません。
アマゾンの会議ルールは、会議の準備に焦点を当てた会議ルールなのではないかと私は思うのです。
言葉で語れないようなものを持ってくるな。
意思決定に必要な情報をストーリーにして持ってこい。
そして、前提を確認する質問や、前提知識レベルが異なる噛み合わない議論を排除する。
何も考えずに会議を開くなよ？そんな会議は無駄だぜ？というアマゾン創業者ジェフ・ベゾス氏のメッセージなのだと思うのです。
このルールを全ての企業が真似できるものとは思いませんが、会議の準備を徹底してさせるというルールとしては、一つの答えなのでしょう。
会議のアウトプットを高めるには、会議の準備をせよ。
言葉にすると至極同然の事なのですが、なかなかできないからこうしつ書籍が出ているのです。
だって、準備するのめんどうですからね。
なんか知ってそうな人を集めて話を聞けば、何か仕事が進みそう。
めんどうな準備に時間を費やさなくても、何かしら仕事は進む…。
そう考える人も、いるでしょう。
そんな人を制するために、アマゾンのように制度で対策するのは理にかなっているとは思います。
とは言え、個人レベルで少しでも会議のアウトプットを上げようと思うなら、最低限の準備をするだけでも結果が違ってきます。
具体的には、目的と議題を考えるだけでも準備になります。
過去、会議の準備に関する記事を書きました。
『■準備は会議目的と議題
ゴールということが大事と以前語りましたが、臨時会議もゴールが必要です。
すなわち、会議目的。
これがないと、みんな何をするのかわからない。
そして、議題。アジェンダってやつですね。
会議の目次のようなやつです。』
会議を効率化することに最も寄与するもの。
それは準備です。
会議を開こう！というときは、同時に会議の準備時間も確保するぐらいでちょうど良い。
準備は面倒なものですが、結果的には一度の会議で進む仕事の進捗は上がるのです。
