凡人が成果を出すための習慣

残業ゼロで成果を出すには、どうしましょうか?

会議のアウトプットを上げたい?なら、質問でフォーカスを変えれば良い

みなさんこんにちは。

爽一郎です。

 

過去、議論が活発じゃない会議というのに出くわしました。

みなさんもそういう経験はあるかと思います。

一部の人だけが話し、8割の人は黙っている会議です。

そんな会議への対策を今日は考えてみました。

 

■会議が活発化しない原因

会議で議論が活発化しない原因は、いくつかあります。

一つは、何か話しても否定や批判をされるかも…と考えて参加者が話したくても話せないというものです。

これは、偉い人が参加している会議や、極端に知識の差がある人が集まる場合に起きます。

否定しない、話をさえぎらない、話を建設的に受け入れる、などが必要となります。

 

一つは、参加者に当事者意識がないというものです。

これは、会議に関係ない人が呼ばれていると起きます。

会議の参加者を厳選しましょう。

 

ただ、私が出くわしたその会議では誰も否定や批判はしないので、「話すのが怖い」という人はいなかったはずでした。

また、複数の会社で希望者が集まって研究するという会合で、参加者は参加の意思を持って出席しています。

無理矢理参加したやる気のない人もいない状況でした。

話す雰囲気も、参加者のモチベーションも悪くない。

それでも、なぜ一部の人しか発言しないのでしょうか?

 

私は休憩時間に、発言が少ない人に問いかけました。

「もっと議論に入ってみませんか?」

「いや、入りたいのですが、内容が抽象的というか難しくて、何を話せばよいのか分からないんです…」

 

私たちは、「システム運用はどうすれば良くなるか」というような議題で話をしていました。

各社から集まって人々は微妙に立場が異なり、具体的な運用の話よりも、全体的で抽象的な話に及びがちでした。

原因は、議論の内容が抽象的で何を話せばよいかわからない、ということだったのです。

 

■質問は視点を誘導することができる

話が変わるのですが、質問の力について説明したいと思います。

コーチングを私は行っています。コーチングはクライアントに質問し、クライアント自身に考えさせるということを行います。

コーチングと質問は切り離すことができない関係なのです。

クライアントに対して、視点を変えて考えてもらい、気付きを与える。そのために質問を使うことがあります。

 

例を出しましょう。

 

クライアントが仕事で失敗したことに悩んでいたとします。

失敗したという結果ばかりに目が行きがちなので、

「それで得られた教訓は何ですか?」

「その教訓は、今後どう使えますか?」

「より良くするにはどうすれば良いですか?」

などの質問で、「悪い」ことから「良い」面に視点をフォーカスさせる事ができるのです。

 

質問は相手の視点を他に向けさせることに有効なのです。

 

■会議でも、質問の力は絶大

質問で視点を変える。これは、会議でも有効です。

私は先ほど述べた活発でない会議で、こんな質問をしました。

 

「どうなれば、今のあなたはシステム運用の辛さから解放されますか?」

 

どんなシステム運用が良いか、という将来の目に見えない抽象的な話であるがゆえに、「何を話せばよいかわからない」ということだったのです。

であれば、具体的な現状にフォーカスする質問をすれば、なにか出てくると思いました。

 

案の定、議論は活発化しました。

今のシステム運用の不満点はこれだから、こうなって欲しい。

それまで話さなかった人も、自分の意見を表明するようになりました。

 

抽象的な話が苦手な人は存在します。

ですが、会議という場において、「あなた達は話さないのね。じゃあ置いていきますねー」という発想で進めることは、主催者の怠慢です。

会議の進め方が悪いと思うべきだと私は思います。

(もちろん、自分が参加者で発言すべき立場なら、発言する努力をすべきとは思いますが。)

 

抽象的なことから具体的なことへフォーカスさせる質問。

当人以外の別の立場から見た状況へフォーカスさせる質問。

 

質問は別の視点を与えることができます。

会議で質問を使いこなせば、会議の活発度は劇的に変わるでしょう。

 

 

★終わり★